Reglement

REGLEMENT – BRICK EVENT

Dit reglement is van toepassing op het evenement georganiseerd in het PTI Eeklo van 5 tem 6 oktober 2024.

1. Organisatie

De organisatoren voor het evenement zijn:

Melissa Matthys: 0477/ 98 11 97
Griet Hemelsoet: : 0472/ 59 17 67
info@brickevent.be

De organisatoren voor het evenement zijn enkel verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement.

2. Evenement

Het evenement gaat door in het weekend van zaterdag 5 oktober en zondag 6 oktober 2024 in het
Richtpunt campus Eeklo – Roze 131 – 9900 Eeklo.

Het programma voor het weekend ziet er als volgt uit (uren onder voorbehoud, de organisatie behoudt zich het recht voor om de uurregeling aan te passen):

Vrijdag 4 oktober

Van 09u00 tot 15u30             zaalopbouw
Van 15u30 tot 20u00             opbouw creaties/verzamelingen/verkoopstand

Zaterdag 5 oktober

Van 7u00 tot 09u30               opbouw creaties / verzamelingen/verkoopstand
Van 9u30 tot 9u45                 klein woordje
Van 10u00 tot 18u00             open voor publiek
Van 18u30 tot 23u00             avondactiviteit

Zondag 6 oktober

Van 9u00 tot 10u00               open voor exposanten
Van 10u00 tot 17u00             open voor publiek
Van 17u tot …                         afbouw

3. Deelnemers

• Iedereen kan zich als exposant opgeven. Het is de organisatie vrij om te beslissen wie er als exposant aanvaard wordt zonder hiervoor een motivatie te moeten geven.
• Exposanten die wensen te verkopen zullen door ons zelf worden uitgenodigd.
• Reclame maken, leden werven voor andere verenigingen, geld inzamelen voor een goed doel is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van de organisatie.
• Iedere deelnemer wordt geacht zijn/haar stand af te breken en de gebruikte tafels terug te plaatsen op de aangewezen plaats. De deelnemer zorgt er ook voor dat er geen afval achter blijft bij zijn/haar stand.
• Roken is niet toegestaan in het gebouw en op het schooldomein. Roken kan enkel buiten het domein op de openbare weg.
• Dieren worden niet toegelaten, tenzij het gaat om begeleidingsdieren voor mensen met een handicap.
• Het gebruik van nooduitgangen is enkel toegestaan in geval van nood. Zij mogen geenszins gebruikt worden als gemakkelijke in-of uitgang tijdens het evenement. Voor de opbouw en afbouw kan wel gebruik gemaakt worden van de nooduitgangen.
• Indien er zich noodsituaties voordoen, wordt iedere deelnemer geacht zich te wenden tot de organisatoren.
• Alcoholgebruik tijdens de openingsuren van de beurs: een glaasje mag, maar geen overmatig gebruik. We willen dan ook aan iedere deelnemer vragen hier het gezonde verstand te gebruiken. De organisatoren zijn vrij om een einde te maken aan de deelname van het evenement bij het vaststellen van overmatig drankgebruik.

4. Inschrijven

• Inschrijven kan enkel via het formulier op onze website www.brickevent.be
• Deelnemen aan het evenement, zowel als exposant en/of als verkoper, kan enkel na goedkeuring van de inschrijving. Iedere deelnemer krijgt een mail ter bevestiging in de loop van september.
• Indien deelnemers hun deelname aan het evenement willen annuleren, moeten ze dit zo snel mogelijk per mail doorgeven. Indien de organisatie kosten gemaakt heeft die verbonden zijn aan deze inschrijving, kan de organisatie deze kosten terugvorderen van de betrokken deelnemer.
• Bij inschrijving moet de deelnemer de gewenste afmetingen (lxb) in cm opgeven opgeven die hij/zij nodig heeft om zijn/haar LEGO tentoon te stellen of hun producten te koop aan te bieden.
• Van zodra we meer informatie hebben over de avondactiviteit, zullen wij dit ook aan de ingeschreven deelnemers kenbaar maken via mail, waarbij je ons dan kan laten weten met hoeveel personen je aanwezig zal zijn.

5. Exposanten

Onder exposanten wordt verstaan mensen die LEGO® (in welke vorm dan ook) gedurende het evenement voor het publiek tentoon willen stellen. Bij de inschrijving wordt de deelnemer gevraagd duidelijk te omschrijven wat hij/zij precies gaat tentoonstellen. Ter verduidelijking kan de exposant bij zijn inschrijving ook een foto toevoegen. De organisatie behoudt zich het recht voor om ten allen tijde een opstelling te weigeren of zelfs om een opstelling te laten verwijderen tijdens het evenement zelf, zonder hiervoor uitleg verschuldigd te zijn aan de betrokken deelnemer.

• Het is enkel toegelaten om LEGO® tentoon te stellen. Hieronder een overzicht van wat wel en niet is toegestaan.
  • Toegestaan
    • custom materiaal dat niet uit plastiek bestaat en waarvoor LEGO® onvoldoende of geen volwaardige/evenwaardige alternatieven heeft
      • Touw, elastiek, papier, karton
      • Elektronische componenten (bv printplaten, LED’s) – Stickers
    • gegraveerde of geprinte LEGO®
  • Niet toegestaan
    • Namaak en custom materiaal in gelijkaardige plastiek als LEGO® maar van andere merken.

Neem op voorhand contact met de organisatie op indien je twijfelt of iets wel of niet toegestaan is.

Iedere exposant wordt geacht dit strikt toe te passen. Bij niet-naleving heeft de organisatie het recht om de niet-LEGO® elementen van de creatie te (laten) verwijderen of om de creatie in zijn geheel te verwijderen. Kosten verbonden aan het verwijderen van niet-LEGO® elementen kunnen in geen geval verhaald worden op de organisator.

• Het is enkel toegestaan om creaties tentoon te stellen die in overeenstemming zijn met de ethische gedragscode. Concreet betekent die dat de creaties volgende zaken niet expliciet mogen bevatten of uitbeelden.
  • Het gebruik van drugs, tabak, alcoholische dranken
  • Seksuele handelingen
  • Realistisch of extreem geweld
  • Politieke en/-of geloofsovertuigingen of beledigingen hieraan
  • Zaken die bedoeld zijn om personen te beledigen
  • Creaties die aanzetten tot geweld of racistisch gedrag
• Op- en afbouw van standen is niet toegelaten wanneer het evenement open is voor het publiek.
• Tijdens het op- en afbouwen worden de deelnemers geacht andere deelnemers niet te hinderen door creaties, benodigdheden, verpakkings- of transportmiddelen rond te laten slingeren op of in de buurt van tafels die niet aan de deelnemer toegewezen werden.
• Indien er een tekort zou zijn aan tafels en omdat we iedereen de kans willen geven iets tentoon te stellen kan de organisatie ten allen tijde beslissen om bepaalde deelnemers minder ruimte toe te wijzen.
• De organisatie bevestigt steeds per mail of de exposant kan deelnemen aan het evenement en welke ruimte hij krijgt toegewezen. Deze mail zal in de maand September worden verstuurd.
• De deelnemers zorgen zelf voor een afrokdoek in het zwart. Voorts voorziet iedere exposant zelf voldoende verlengkabels. Verder is het aan de exposant om voldoende aan te geven dat het al dan niet toegelaten is om het tentoongestelde werk aan te raken.
• Exposanten staan zelf in voor de eventuele bemanning van hun stand.
• Het is verboden om muziek, film en dergelijke af te spelen zolang het evenement open is voor het publiek. Het tonen van eigen gemonteerde video’s of presentaties van de tentoongestelde LEGO® is wel toegestaan.
• Indien een exposant merkt dat er onderdelen van zijn creatie zijn verdwenen, wordt hij geacht dit te melden aan de organisatie. In geen geval kan de organisatie hiervoor aansprakelijk gesteld worden en/of kunnen kosten voor vervanging van de ontvreemde onderdelen verhaald worden op de organisatie.
• Een exposant verbindt er zich toe het hele weekend aanwezig te zijn.
• Elke ingeschreven exposant die effectief aanwezig is het op evenement en LEGO® tentoon komt stellen of komt verkopen voorzien we een Thank You set.

6. Verkopers

• Iedere verkoper zorgt er zelf voor dat hij in regel is met de geldende en van toepassing zijnde wetgevingen en reglementeringen.
• Het is enkel toegestaan om LEGO® en aanverwante producten te verkopen.
• Sponsor afspraken:
  • Brick Event heeft één hoofdsponsor waarmee verkoopsvoorwaarden zijn afgesproken. Het Brick Event team zal hierop toezien dat de verkoopsvoorwaarden worden nageleefd.
  • We gebruiken de inhoud van de Belgische LEGO Shop@Home (https://shop.lego.com/en-BE/ of https://shop.lego.com/fr-BE/) als referentie. Deze site bevat enkel de actuele sets uit de LEGO catalogus. Alle sets die daarin opgenomen zijn, zijn exclusief voor de hoofdsponsor en mogen niet door andere verkopers verkocht worden. Dit geldt uiteraard niet voor de “retired” sets die nog op de site zouden staan : die zijn vrij te verkopen.
• De prijs om te kunnen verkopen bedraagt 30 euro/tafel/dag met een maximum van 3 tafels van 180 cm. (met uitzondering van 2 verkopers). De standgelden worden op zondag 6 oktober cash betaald. Een medewerker zal rondkomen om dit op te halen.
• De organisatoren kunnen op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor tegenvallende verkoopcijfers op een evenement.
• Iedere verkoper is zelf verantwoordelijk om diefstal uit zijn/haar winkel te voorkomen. De organisatoren kunnen nooit aansprakelijk gesteld worden tot terugbetaling van gestolen artikelen.
• Verkopers zorgen zelf voor een afrokdoek in het zwart. Tevens mag de tafel afgerokt worden met een doek of een banner met daarop een reclameboodschap voor de betreffende shop. Voorts voorziet iedere exposant zelf voldoende verlengkabels.
• Iedere verkoper is verantwoordelijk voor de goederen die hij verkoopt. Bij overtreding vastgesteld door de overheidsdiensten, zijn de organisatoren niet verantwoordelijk en kunnen eventuele kosten niet op hen verhaald worden. Bij een overtreding zal de standhouder onmiddellijk verwijderd worden.

7. Aansprakelijkheid, risico, verzekering

• De exposanten zijn ten allen tijde zelf aansprakelijk voor schade, verlies, diefstal en andere omstandigheden van hun eigen goederen, materialen, apparatuur, etc.
• De exposanten zijn verplicht hun wettelijke aansprakelijkheid, die voorkomt uit hun deelname aan de beurs, te laten verzekeren. De organisatoren kunnen hiervan een kopie van de verzekeringspolis eisen. Er wordt aan de exposanten aangeraden een verzekering af te sluiten die risico’s zoals inbraak, diefstal, brand dekt bij een verzekeraar van hun keuze. In geval van schade zullen de verklaringen onmiddellijk aan de verzekeraar moeten gemeld worden. Bij diefstal zal ook een verklaring moeten afgelegd worden bij de politie.
• De organisatoren kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor eender welke schade, verlies, diefstal van de goederen, materialen, apparatuur, dat gebruikt wordt tijdens de tentoonstelling.
• De organisatoren kunnen niet aansprakelijk gesteld worden van het plots uitvallen van verwarming, water-, gas-, telefoon-, of elektriciteitsdistributie. De organisatoren zijn tevens niet verantwoordelijk voor hinder of schade veroorzaakt door bovenvernoemde distributie of installaties, welke de oorzaak ook moge zijn.

8. Reglement

• Iedere deelnemer wordt geacht dit reglement gelezen en begrepen te hebben. Door deelname aan het evenement verklaart iedere deelnemer zich akkoord met het reglement. Tevens verbinden deelnemers er zich toe dit reglement strikt toe te passen en eventuele richtlijnen van de organisatie op te volgen. Geschillen die voortvloeien uit situaties die niet in dit reglement opgenomen zijn, worden ter plaatse en zo spoedig mogelijk opgelost tussen de betrokken deelnemer en de organisator.
• Bij niet-naleving kunnen de organisatoren beslissen de deelnemer te weren van het evenement en/of de stand te laten verwijderen. Kosten verbonden aan de hierboven vermelde acties kunnen door de deelnemer nooit verhaald worden op de organisatie. Indien er voor de organisator kosten ontstaan (van welke aard die ook mogen zijn) om de hierboven vermelde acties te ondernemen kan de organisator deze kosten ten alle tijde verhalen op de betrokken deelnemer.

Opgemaakt te Evergem, 1 april 2024